Hvordan man kan være produktiv: Vores bedste nogensinde tip til at være mere produktive i livet og arbejdet

Lav en must-do-liste, ikke en to-do-liste, med tre ting, du skal få gjort. Vær realistisk med hensyn til hvad du kan opnå. "At begrænse dine mål tager overvældet væk og holder dig fokuseret," siger Sarah Knight, forfatter af Få din Sh * t sammen.Der er også en hemmelig magt i nummer tre, siger Chris Bailey, forfatter til Produktivitetsprojektet: "De tre små grise, tre olympiske medaljer, tre dele af en historie - vores hjerne er koblet til at tænke i tre." Når du følger med på, hvad du har tænkt dig at gøre, slutter du dagen med at føle dig fantastisk og motiveret for i morgen. Og hvis du er færdig tidligt nok, kan du komme i gang med morgendagens opgaver eller tilbringe lidt tid udenfor.

Fristelsen ved at kontrollere sociale medier kan toppe om sommeren (eller mens du arbejder eksternt), når halvdelen af ​​dit kontor er på ferie eller flex-timer, og din energi (og motivation) falder naturligt, siger Bailey. "Hver gang vi hopper rundt på apps, frigiver vores hjerne et hit af dopamin, hvilket gør vores telefon mere fristende end vores egentlige arbejde," siger han. Kæmp ikke med det; I stedet skal du tjekke sociale medier med hensigt. Foretag en fejning for at se, hvad der sker, og sæt din telefon i flytilstand i den næste time. Når du kæmper gennem distraktion og får udført opgaver, skal du belønne dig selv med lidt tid til at slappe af.

Uanset om det betyder at ringe til en modbydelig klient eller give mening om vildt forskellige datapunkter, prioriterer effektive mennesker deres hårdeste opgave. Efterbehandling af det mest udfordrende og vigtige emne på en opgaveliste først (en strategi anbefalet af Brian Tracy i hans bedst sælgende bog Spis den frø!) frigør mental energi, der ellers ville være blevet fritteret væk og bekymre sig om det. Og det gør resten af ​​dagen tilsyneladende håndterbar ved sammenligning.

"Hvis du ikke får tilstrækkelig eksponering for naturligt lys, kan du føle dig jetforsinket," siger Christopher Meek, lektor i arkitektur ved University of Washingtons Integrated Design Lab. ”Dette sker, fordi dine cirkadiske rytmer - inklusive den måde, din krop reagerer på ændringerne i lysniveau mellem dag og nat - forstyrres. Prøv at komme ud om morgenen, når din krop har lyst til lysstyrke, og stå derefter tæt på et vindue et par gange om dagen, når du mærker, at du sænker farten. At få nok sollys kan stimulere dit interne ur og give dig den energi, du har brug for. ”

Det er naturligt at zone ud fra arbejde, men tankeløs udsættelse reducerer produktiviteten. For at finde ud af, hvornår udsættelse rammer, anbefaler Knight at starte en tidsjournal. Som med en maddagbog (husker du dem?), Skriver du ned, hvordan du brugte hvert minut på din dag for at se, hvornår distraktion kryber ind (f.eks. Undersøger du middagsopskrifter kl. 15). Undgå at ignorere det - planlæg det. Skræddersy din tidsplan, når du er mest fokuseret (og når du ikke er) ved at planlægge afdragsfri perioder til fri tanketid.

”Et teknologivirksomhed, jeg arbejdede med, fandt ud af, at dets medarbejdere blev mere produktive, efter at supervisoren begyndte at tilbyde et stykke ros om dagen,” siger Michelle Gielan, medstifter af Institute for Applied Positive Research, et firma, der arbejder med virksomheder og skoler for at øge produktiviteten og lykke. ”Det var ikke, at hver person modtog et kompliment. Det eneste, der kræves, var en flatterende bemærkning i alt for at få alle, inklusive lederen, til at føle sig mere positive. Hvorfor? Uanset om du smiler dig selv eller ser en anden smil, kan det glade ansigtsudtryk få din hjerne til at slippe ud dopamin - et kemikalie, der hjælper med at kontrollere din krops belønningscentre og til gengæld sparke din produktivitet højt gear."

Folk cykler fra at være opmærksomme på at blive trætte cirka en gang hvert 90. minut, ifølge Tony Schwartz, forfatter og grundlægger af Energiprojektet. Schwartz selv plejede at lægge maraton i 10-timers dage med at skrive sine bøger. Men at lære at styre sin energi mere effektivt - han skriver nu i tre fokuserede 90-minutters intervaller med pauser mellem for motion og socialt samvær - har fordoblet hans produktivitet, siger han. At udfylde et manuskript, der før tog ham et år, men nu kan han slå en bog ud -Den måde, vi arbejder på, fungerer ikke er hans seneste New York Times bestseller - på bare seks måneder.

Prøv at lave din yndlingsmorgenaktivitet - nippe til te, gå rundt i blokken - til et mind-clearing før arbejde ritual. At bruge et par minutter på at slappe af og centrere kan hjælpe med at slette og endda forhindre mental svirring ifølge Paul Silverman, en udøvende coach for Fortune 500-virksomheder, der trækker på sin uddannelse i zenbuddhisme for at lære klienter, hvordan de udvikler ensartet opmærksomhed: ” Formålet er at uddybe din ånde, gøre dig energisk og hjælpe dig med at komme ind i øjeblikket, fuldt fokuseret og koncentreret - en færdighed mange ekstraordinære mennesker har."

Du ved, at drikkevand og motion er godt for din krop, men de kan også øge hjernekraften. Forskning citeret i Journal of Cerebral Blood Flow & Metabolism antyder, at selv mindre dehydrering kan påvirke kognition, årvågenhed og koncentration. Undersøgelser viser også, at små træningsudbrud - fx 10 til 20 minutter - kan få dig til at føle dig skarpere. ”En hurtig gåtur forbedrer hukommelsen og øger evnen til at generere ideer og skabe bedre forbindelser,” siger Bonnie St. John, medforfatter af Micro-Resilience: Mindre skift for store boosts i fokus, drev og energi.

"Hvis du har brug for at gøre store fremskridt med et projekt, kan du blive fristet til at arbejde på det direkte," siger Jonathan Schooler, professor i afdelingen for psykologisk og hjernevidenskab ved University of California i Santa Barbara. ”Gør det ikke. Ingen kan fokusere på en enkelt opgave hele tiden. Sørg for, at du bryder din dag - og dine tankemønstre - ved rutinemæssigt at deltage i en aktivitet, der er gentagen og ikke intellektuelt beskattende, såsom støvsugning eller havearbejde. Når dit sind vandrer, kan kreativiteten flyde, så du kan syntetisere information på en unik måde. Så når du læner dig ned på dit arbejde, har du nye ideer og kan få mere gjort. "

Ifølge mere end en tredjedel af amerikanerne er de underundersøgte Center for sygdomsbekæmpelse. "Uanset hvor samvittighedsfuld du er, utilstrækkelig søvn saps koncentration, fokus og energi," siger Silverman. ”Det har stor indflydelse på alle aspekter af dit liv. Hvis du står op klokken 7, skal du sove 11. Det er ikke avanceret matematik. ” Og fordi e-læsere og computere forstyrrer vores evne til at sove, anbefaler eksperter at holde fast i papirbøger lige før sengetid.

Måske har du bare ikke lyst til at arbejde, eller du erger over at du ikke er på ferie - eller andre steder. Det er OK, siger Sue Rasmussen, forfatter til Mit skrivebord gør mig skør. Ej disse følelser, så de ikke spiser dig. "De fleste ignorerer det, de føler og tænker, hvis de spænder sig ned og muskler igennem arbejdsdagen, vil de have det godt," siger hun. "Men hvis du indrømmer, hvordan du har det, bevæger du dig hurtigere forbi det." St. John anbefaler, at du prøver at vende dine tanker fra negativ til positiv. Hvis du f.eks. Ønsker, at du var et andet sted, skal du sige: "Jeg er så glad for, at jeg lige her arbejder på dette projekt." Selvom du ikke mener det, siger St. John. "Ved at sige det højt skifter det din energi, vender en kontakt i hjernen og lokker dig til at skubbe dine følelser i en ny retning."

At have lidt noget at se frem til - måske en pigers weekend eller en fridag for dig selv - kan øge din lykke lige nu, siger Knight. "At sætte et mål, selvom det bare er at komme til stranden på fredag, kan give dig fred i alle uger og dage, der fører op til den tur," siger hun. Sørg for, at målet er sat.

"Mange mennesker tror ikke, de har tid til at passe motion i deres travle tidsplaner," siger Ted Kennedy, grundlæggeren af CEO Challenges, der organiserer sportskonkurrencer for CEOs og virksomhedsejere, og en af ​​grundlæggerne af Ironman North Amerika. ”Men jeg har fundet ud af, at det at gøre noget med udholdenhedsaktiviteter, såsom en lang cykeltur eller en triatlon, gør mig mere disciplineret og flittig. Hvis jeg går et par dage uden at gøre disse ting, falder min produktivitet. Min energi falder, mit fokus vakler, og jeg kan ikke træffe beslutninger så let. Så jeg opfordrer folk - selv dem, der ikke tænker på sig selv som atleter - til at forpligte sig til en fysisk begivenhed, såsom en walkathon eller et community 5K. Når det er på din tidsplan, giver du dig tid til at træne og indse, at du kan udrette mere på en dag, end du troede. ”

Vent ikke til mandag morgen for at begynde at tænke på din arbejdsplan, siger Julie Morgenstern, en tidsstyringsekspert og forfatteren af Kontroller aldrig e-mail om morgenen. Begynd planlægningen to uger før, især for de uger og dage, der fører op til en ferie, ferie eller sommer. Identificer nøjagtigt, hvad du kan opnå, og hvornår du tackler hver opgave. Book den tidlige del af ugen, når flere kolleger er i nærheden, med møder og opkald. Forlad de (ofte stille) sidste dage før weekenden, en lang weekend eller ferieuge til solo-arbejde, som f.eks. Udgiftsrapporter. Skriv potentielle vejspærringer ned, så du bliver klar til at manøvrere omkring dem.

Forvis afbrydelser fra kolleger, der kommer ind for at chatte (eller endda folk, der har brug for dig af legitime grunde). Morgenstern foreslår denne udgangslinje: "Jeg vil give dig min udelte opmærksomhed, men kan ikke give dig det nu." Derefter tilbyder et tidspunkt og en dato at mødes - i fremtiden. Også effektiv, siger Shari McGuire, en tidsstyringsekspert og forfatteren af Tag din tid tilbage: stå op ved dit skrivebord, som stiltiende "kommunikerer haster med at pakke tingene sammen." Men spring ikke frokost eller pauser over, siger Morgenstern: "Du vil ende med at arbejde hårdere og længere, men ikke så effektivt."

Læg to stykker af 45 minutter om dagen til side-proces-beskeder. Den konstante kontrol af e-mail og sociale medier “er produktivitetens fjende nummer én”, siger Morgenstern. Dette er ikke nyt for os, men åh, hvilken hård vane at bryde.

"Jeg har en tendens til at undgå projekter, der virker for store, så for at være produktive er jeg nødt til at skære overvældende opgaver ned til størrelse," siger Kate White, en tidligere chefredaktør for Kosmopolitisk magasin og forfatteren af ​​adskillige bøger, herunder Jeg burde ikke fortælle dig dette.”Det gør jeg ved at arbejde i små trin. Da jeg først begyndte at skrive romaner, mens jeg kørte et magasin, fortalte jeg mig selv, at jeg kun ville skrive i 15 minutter om dagen. Jeg vidste, at arbejde i kort tid var et opnåeligt mål, og det lykkedes mig at få 10 bøger skrevet på netop denne måde. ”

Start med at oprette en klar mission statement og tildele trinvise projektmål for at holde alle på rette spor. Folk, der bruger tid på at fokusere på projektplaner, inden projektet overhovedet starter, ifølge Silverman, er langt mindre tilbøjelige til at finde sig vild i ukrudtet og spekulerer på, hvordan man skal gå videre - og udsætte. "Tag så meget tid, som du har brug for at arbejde med kolleger for at få konsensus og definere, ned til en krystalklar linje, hvad du prøver at opnå," siger han. Forudbestemmelse af målbare benchmarks hjælper også alle med at holde fokus på de dele af et projekt, de er ansvarlige for. Endelig ved du med en klar missionserklæring, hvornår et projekt endelig har nået sit mål, og alle kan kalde det en dag.

I tråd med kaizen, det japanske princip om kontinuerlig forbedring, produktive mennesker har evner til at analysere, hvad der gik galt med en floppet prototype, eller i en snak samtale med en kollega. Men i stedet for uendelig genopvaskning af problemet løfter de simpelthen "at engagere sig bedre som menneske eller på en eller anden måde tilpasse tingene lidt næste gang", siger Silverman. ”De har evnen til at foretage trinvise forbedringer i deres præstationer og spørger sig selv:” Ok, hvad kan jeg lære af dette? Hvad kan jeg gøre bedre? ’”

Rapportering fra Louisa Kamps, Kathleen Murray Harris, Brandi Broxson og Jennie Dorris