Organiser dit arbejdsliv i 5 enkle trin

Vurder de e-mails, du modtager hver dag. Henter du nyhedsbreve eller opdateringer, der ikke tjener dig? Afmeld dig, siger produktivitetskonsulent Carson Tate, grundlægger af produktivitetskonsulentfirmaet Arbejder simpelt. Hvis det tager mindre end et par minutter at håndtere en e-mail, skal du gøre det med det samme, selvom det betyder at slette eller arkivere det. Hvis svaret skal involveres mere, kan du prøve at ændre emnelinjen til et handlingselement. ”Lad os sige, at jeg fik en e-mail om revision af en PowerPoint-præsentation. Det er mit handlingstrin, som jeg skriver i emnelinjen, så jeg ikke behøver at læse e-mailen igen, ”siger Tate. Kan din e-mail-server automatisere visse ting, du ofte gør? Gør almindelige svar til underskrifter, eller prøv automatisk arkivering: “Du kan skrive en regel i Outlook for automatisk flyt meddelelser fra direkte rapporter til deres filmappe, ”siger Tate,“ hvilket er godt til at finde ting senere."

Læg alt, hvad du gør i en digital kalender - inkluder møder, ja, men bloker også for tid til at spise frokost. "En kalender er en visuel manifestation af din tid, og du bør bruge den som en plan for din dag, ikke som et sted for andre at planlægge din dag for dig," siger John Zeratsky, medforfatter til

Formål at reducere de løse papirer på dit skrivebord, siger Rasmussen. (For at skære rod endnu længere, skal du scanne de dokumenter, du vil opbevare, og oprette en Google Drev -mappen til filerne, så du kan få adgang til dem overalt.) Sorter papirer i kategorier baseret på om du har brug for at læse dem, arkivere dem, sende dig selv med et ærinde, ringe til nogen eller gå online for at følge op. Føler du dig overvældet af alt papiret? Vælg bare et område af dit arbejdsområde - det kan være så lille som en skuffe eller så stor som hele dit skrivebord - og rens ud alt, hvad du ved, du ikke har brug for. Gentag på flere områder, indtil du har dækket hele kontoret.

Lån den organisationsstruktur, som smartphones har. Lignende apps (tænk sundheds-apps eller shopping-apps) kan grupperes i mapper. Tate foreslår at bruge det som et vejledende princip for organisering af dine computerfiler. Tilføjelse af datoer til mappenavne kan også være nyttigt; dette er et godt tidspunkt at tjekke din virksomheds retningslinjer for opbevaring af digitale poster og finde ud af, hvor længe du har brug for at gemme dokumenter, og hvad du kan papirkurven. For de dokumenter, du opbevarer, "tænk på, hvordan og hvornår du henter dem," siger Tate. Filer, du bruger ofte, skal være nemme at få adgang til. ”For at navngive filer til dit hentningssystem skal du se på dokumentet og spørge dig selv, 'Hvad er den første ting Jeg tænker på, når jeg ser på dette dokument? ”Hvad der først kommer op i tankerne, er navnet på din fil,” siger hun siger.

Lauren McGoodwin, grundlægger og CEO af Karriere Contessa, et karrierewebsted for kvinder, foreslår, at du nedskriver opgaver næste dag, før du forlader kontoret hver aften. ”Jeg prøver at sætte mine opgaver i prioriterede niveauer. Jeg opdeler dem i 'høj prioritet', 'let vinder' og 'kan vente til den næste dag,' 'siger hun. At hjælpe hende med at inkludere personlige doseringer, som motion, fordi hun kan se, hvornår hun har lommer. Om du skal gøre din liste digital eller analog er op til dig. Nogle undersøgelser viser, at nedskrivning af en opgave kan gøre dig mere tilbøjelig til at opnå den. Tate siger, at hun foretrækker digitale lister, fordi det kan være svært at konceptualisere fremtidige projekter, hvis du ikke har et fysisk rum til dem i din papirplanlægger; du kan nemt holde styr på fremtidige måneder og år i en digital.