De 7 bud på e-mail-etikette, som alle skal følge

”Svar ikke alle, medmindre hver eneste person på den distributionsliste skal vide, hvad du har at sige,” siger Aimee Symington, administrerende direktør for Finesse Worldwide. Hun foreslår at gennemgå navnene på listen og kun svare dem, der faktisk kræver dit svar. Det kan betyde at svare bare afsenderen eller tre af de syv modtagere. Og hvis din manager eller kollega ønsker at blive kopieret på noget, skal du respektere hendes anmodning.
Tankevækkende svar kan spare andre tid. ”Uanset om det er af forretningsmæssige eller sociale grunde, vil folk begynde at irritere sig over en strøm af ubetydelig e-mails, fordi de er nødt til at stoppe for at åbne dem, ”siger Diane Gottsman, grundlægger af Protocol School of Texas. Så tænk to gange, før du svarer alle med "Kan ikke klare det," næste gang du bliver inviteret til brunch.

En god emnelinje hjælper modtagere med at prioritere e-mail, siger Lizzie Post, co-vært for Awesome Etiquette-podcast. Uanset hvad du gør, skal du ikke lade det være tomt. Når du laver en emnelinje, skal du gøre den specifik og kortfattet, og se din stavemåde og grammatik. ”Det er den første ting en person bemærker,” siger Post.

RELATEREDE: Organiserede dit arbejdsliv i 5 enkle trin
Da en emnelinje skal afspejle e-mail-indholdet, anbefaler eksperter at opdatere emnelinjen, når samtalen flyder. Undgå emnelinjer, der muligvis bagatelliserer en e-mail-hastelse (tænk: "hurtigt spørgsmål" til overskrift a stort arbejdsproblem) eller få nogen til at gå glip af en besked, som hun tror, ​​hun allerede har læst, forklarer Gottsman. Hun foreslår, at du starter en ny tråd, hvis en e-mail-adresse har forvillet sig for langt fra den originale meddelelse.

Mens eksperter ikke er enige om en passende responstid for e-mails, er de enige om, at næsten hver e-mail fortjener et svar. Hvis et simpelt svar ("Har det, tak" eller "Lyder som en god plan") er nok, prøv at svare, så snart du læser en e-mail.
Undertiden kræver en e-mail oplysninger, der kan tage flere dage at samle - men det betyder ikke, at du har tilladelse til at lade folk hænge. ”Lad dem vide, at du har modtaget deres e-mail og kommer tilbage, når du kan,” siger Symington.
Og husk at bruge en automatisk svarbesked, hvis du rejser eller ud af kontoret, tilføjer hun, så andre ved, at de ikke burde forvente et svar.

”Sørg for, at du videresender til de rigtige mennesker af de rigtige grunde,” siger Post. Før du videresender, skal du evaluere indholdets følsomhed - der inkluderer vedhæftede filer og navnene og kontaktinfo for alle, der er tilknyttet beskeden. Nogle mennesker foretrækker, at deres kontaktoplysninger forbliver private. Hvis en tråd indeholder for mange detaljerede punkter i en diskussion, skal du starte en ny e-mail.

RELATEREDE: Sådan håndteres 5 ekstremt irriterende kollega-situationer

Vi har alle været der. En virus griber fat, og inden vi ved det, spammer vi bedstefar med links, der får nogen til at rødme. Hvis du modtager, hvad der naturligvis er en virus, skal du underrette offeret, der muligvis ikke er interesseret i, hvad der foregår. ”Bare sig,” Jeg ville fortælle dig, at dette sker, ”siger Symington. ”Det er en dejlig ting at gøre.”

Du interesserer dig for at gøre et godt indtryk personligt, så hvorfor ikke holde din e-mail-persona til samme standard? "E-mail er en afspejling af dig og skal skrives som et brev mere end en tekst, mens du stadig husker kortfattethed," siger Symington. Kontroller din stavemåde, grammatik og tegnsætning. Alle hætter angiver, at du råber, og alle små bogstaver indebærer, at du er doven. For mange skrifttyper, farver og smiley-ansigter kan være irriterende, tilføjer hun.
Vær venlig uden at forsøge at overdrive humor. ”Fejl ved siden af ​​forsigtighed, selvom du har en sans for humor,” siger Gottsman. Tone blandes for ofte sammen i e-mail, og du ønsker ikke at gå af som uprofessionelt, fordi nogen ikke får din joke.

Det er en ting, hvis du har et afslappet måltid sammen med en betydelig anden (og dataften er i morgen), men absolut ikke tjekke e-mail på en middagsselskab, siger Post. Hvad angår møder på kontoret, afhænger det. Hvis kolleger bringer telefoner eller bærbare computere til konferencelokaler for at få adgang til e-mail under møder, er det sandsynligvis fint. ”Vær opmærksom på, at virksomhedskulturer vil have forskellige politikker omkring e-mail,” siger hun. "Kend arten af ​​e-mail på dit arbejde for at være passende."