Tips til e-mailadministration fra en produktivitetspro

Vi er alle afhængige af e-mail for øjeblikkelig korrespondance - og forsikring om, at vores Amazon-pakke faktisk er på vej - og alligevel er det sikkert at sige, at synet af en rodet indbakke er en øjeblikkelig stressor. At kontrollere din e-mail regelmæssigt er en dagligdags opgave, som det er umuligt at undgå, og uanset hvor flittig du er ved at slå "svar alle", er det lettere sagt end ved at opretholde en ryddig indbakke.

RELATEREDE:Sådan skriver du e-mails, der faktisk bliver besvaret

I et forsøg på at bedre styre vores uregerlige indbakke, spurgte vi produktivitetsekspert og grundlægger af Inkwell Press, Tonya Dalton, for at dele hendes top tidsbesparende e-mail-hacks, der vil bringe os så meget tættere på Inbox Zero.

1. Kontroller e-mail i kun 15 minutter ad gangen

I følge Dalton kan du det maksimere din produktivitet ved at kontrollere e-mails på kort, 15-minutts bursts. "Du vil blive overrasket over, hvor mange e-mails du kan læse og svare på på kort tid, når du tjekker din indbakke i batches," siger hun. "Nøglen er at indstille en timer, så du ved, hvornår dine 15 minutter er gået, og når det er tid til at gå videre til andet arbejde."

2. Fjern unødigt abonnement

Individuel sletning af irrelevante nyhedsbreve og salgsunderretninger kan give afkald på illusionen om produktivitet, men riffel gennem den samme junk mail uge efter uge øger kun din e-mail ineffektivitet. "Ved lov skal alle nyhedsbreve indeholde et afmeldingslink," siger Dalton. "Tag dig tid til at klikke på det link og sende din anmodning om afmelding. Det er en investering på 10 sekunder, der vil betale sig i form af en renere indbakke. "Dalton bemærker også, at en e-mail-afmelding app eller service ikke er nødvendig for befri din indbakke af rod. "Mange af disse programmer ender faktisk med at sælge din e-mail-adresse til andre virksomheder for at holde dem i forretning," tilføjer hun.

3. Berør kun e-mails én gang

Dalton foreslår, at du griber ind, så snart du åbner en besked ved at overveje de 5 D'er: Gør, deleger, slet, udsæt og udpeg. "Gør hurtigt de e-mails, der kræver mindre end to minutters handling, og deleger dem, der kræver handling fra en andens side," siger hun. Afmeld straks abonnementet på og slet meddelelser, der ikke kræver nogen handling, og udsæt de meddelelser, der kræver mere end to minutters handling for at gennemføre. Endelig arkivere e-mails, der indeholder relevante oplysninger til en separat mappe, så du lettere kan placere dem i fremtiden.

4. Udkast til et konserveret svar

Hvis du modtager flere meddelelser, der indeholder lignende anmodninger, tilråder Dalton, at du skriver ud et standard-konserveret svar, som du kan justere og ændre lidt med hvert e-mail-svar. "Gem standardsvaret som en af ​​dine e-mail-underskrifter, så du nemt kan udfylde kroppen på dine e-mails," siger hun.

5. Opret en Alias-konto for at sortere e-mail

Mange e-mail-platforme (inkluderet Gmail), giver dig mulighed for at oprette aliaskonti, der alle fodres i en enkelt indbakke. "Jeg har oprettet mine aliaskonti, så de kan fodres i en enkelt mappe," siger Dalton om den taktik, hun bruger organisering af regninger og andre kritiske økonomiske dokumenter. "Jeg behandler ikke nogen af ​​disse e-mails før fredag ​​formiddag, hvor jeg afsætter tid til at sætte mig ned og sortere gennem alle mine finanser."