Arbejd mindre, lev mere og vær mere effektiv

Tænker du på tiden som en fjende? Føler du, at dagen ikke har nok timer til at komme igennem dine to-do-lister? Arbejder du hele tiden, men er stadig bagud med alt? Føler du, at der er en kløft mellem dit input og dit output med hensyn til resultater og succeser?

Jeg har for nylig læst en bog om 80/20-princippet, og jeg ville gerne dele nogle indsigter fra den med dig. De er relevante for dem af os, der kæmper med tidsadministration, produktivitet-relaterede forhold og balance mellem arbejde og privatliv. I 80/20-princippet: Opnå mere med mindre, Richard Koch – en britisk konsulent, forfatter og investor – tilbyder et unikt perspektiv på spørgsmålet om tid ledelse. Hans tilgang er ikke just en fejring af dovenskab eller held, accept eller at give slip. Koch foreslår snarere intelligent, hyperfokuseret og reduceret indsats. Han foreslår, at vi skal arbejde markant smartere og væsentligt mindre.

Du vil sikkert være bekendt med 80/20-princippet. Det er også kendt som Pareto-loven og som princippet om mindste indsats. Den fastslår, at en overraskende lille del af indsatsen og inputs (20%) fører til 80% af vores resultater. Der er med andre ord en ekstremt skæv fordeling af input og resultater. Underforstået tyder princippet også på, at langt størstedelen af ​​vores indsats, tid og ressourcer er fuldstændig spildt. Vi har naturligvis en tendens til at antage, at de fleste af vores indsats resulterer i de fleste af vores resultater. Men den tro er en fejlslutning.

Kochs løfte er, at hvis vi kan forstå og udnytte dette princip, kan vi generere betydelige forbedringer i produktivitet og succes – mens arbejder også mindre: "Hvis du kender de 20 procent af årsagerne, som giver 80 procent af resultaterne, vil du arbejde meget mindre, nyde livet mere og tjene meget mere penge."

80/20-princippet er baseret på forskning fra den italienske økonom Vilfredo Pareto (1848-1923). Pareto så på mønstre for rigdom og indkomstfordeling i det nittende århundredes England. Ikke overraskende fandt han ud af, at de var ekstremt ubalancerede - det vil sige, at 80% af rigdommen var i 20% af befolkningens besiddelse. Pareto fandt dog ikke bare ud af, at rigdommen var ubalanceret, men forudsigeligt ubalanceret.

80/20-princippet gælder for virksomheder og økonomier som helhed. For eksempel, hvis en virksomhed ved, at 80 % af dens indkomst er resultatet af 20 % af dens produkter, eller 20 % af dens kunder eller 20 % af specifikke aktiviteter, ville det være klog at fokusere de fleste ressourcer og energi på disse 20 %, der betyder mest. Faktisk antyder ordet 'entrepreneurship' netop det: Udtrykket blev opfundet af den franske økonom Jean-Baptiste Say omkring 1800. Say definerede iværksætteren som en person, der "flytter økonomiske ressourcer ud af et område med lavere produktivitet til et område med højere produktivitet og udbytte."

Anvendelse af princippet på dit personlige liv

80/20-princippet er også anvendeligt i vores privatliv – det kan være nyttigt med hensyn til vores arbejdsvaner, tidsstyring, relationer og overordnet trivsel. Oversat til det psykologiske område kan vi også opdage, at omkring 20 % af vores aktiviteter resulterer i 80 % af vores lykke. Det kan være tid tilbragt med nære venner eller familie, eller tid tilbragt i naturen eller at lave specifikke aktiviteter. Også i vores privatliv kan vi lede efter de små input, der har store resultater. Vi kan drage fordel af at være meget mere selektive omkring, hvordan vi bruger vores tid, og hvem vi bruger den sammen med.

Jeg er normalt ikke fan af computermetaforer eller økonomisk sprog og principper oversat til psykologiens område. Vi er jo ikke virksomheder, og vi er heller ikke maskiner. Det er heller ikke nyttigt at tænke på selvet som en iværksætter enhed. Og produktivitet og effektivitet som værdier i sig selv er ikke den hellige gral – på trods af, hvad tidsstyringsindustrien forsøger at fortælle os. Jeg foretrækker at stræbe efter kreativitet snarere end produktivitet, som har industrielle konnotationer. Vores mål bør ikke være blindt at optimere os selv og at maksimere vores output og effektivitet på alle omkostninger, men snarere at være kræsne om, hvad der virkelig betyder noget for os, og at fokusere vores energi på at. Selvom vi øger vores effektivitet, er det, der virkelig betyder noget, stadig hvordan vi bruger vores effektivitet.

Men hvis vi ser ud over input/output og optimeringsmetaforerne, kan vi se, at det Koch taler om er, hvordan vi bruger vores tid og energi mere klogt. Og Koch er virkelig radikal, når det kommer til tid. De fleste af os føler, at vi mangler tid, som om dagen ikke har nok timer. Vi føler, at der altid er for meget på vores to-do-lister og simpelthen ikke tid nok på dagen til at komme igennem dem. Koch argumenterer for det stik modsatte: vi er oversvømmet af tid og udsvævende i dens misbrug. Vi har mere end tid nok. Vores sande problem er simpelthen, at vi ikke bruger det godt.

Vi bør, foreslår han, radikalt eliminere alle aktiviteter med lav værdi. Hvis vi kan identificere de 20 % af vores aktiviteter, der betyder noget – uanset sfære – kan vi fokusere på netop det og give slip på de 80 % af uproduktive aktiviteter. Som konsekvens vil vi pludselig have meget mere fritid og tænketid til rådighed for os: ”Hvis vi fordobler vores tid på vores top 20 procent af aktiviteterne, kan vi arbejde en to-dages uge og opnå 60 procent mere end nu."

En anden bonus ved en sådan tilgang er, at når vi handler mindre, tænker vi mere. Og vi tænker bedre. De mest værdifulde kreative ideer kommer til os, når vi ikke har hypertravlt eller stresset, men i en roligere, mere kontemplativ og modtagelig sindstilstand.

Men her er også problemet med Kochs teori: Det er de fleste af os ikke vor tids fuldstændig autonome mestre. Vi kan have børn, partnere og pårørende, og realkreditlån, vi skal betale; vi kan arbejde for andre mennesker eller institutioner, der dikterer vores to-do-lister og kraft os til at bruge vores tid på uproduktive måder. Vi kan også arbejde i teams og være konstant afhængige af andres input.

Så en mere realistisk måde at se 80/20-princippet på ville være at søge at anvende det inden for vores kontrolkreds. Det betyder at være meget kræsne om, hvad vi kan og hvad vi ikke kan kontrollere, og derefter fokusere vores energi på førstnævnte. Vi kan så anvende princippet på de aktiviteter og friheder, der er klart placeret inden for vores kontrolkreds.

Ser vi nærmere på de arbejdsvaner og opgavefokus, som vi kan kontrollere, vil vi måske spørge os selv følgende:

• Hvordan bruger jeg min tid på en almindelig arbejdsdag?

Tegn et cirkeldiagram og giv hver aktivitet procentpoint for at visualisere indsigterne fra denne øvelse. For eksempel kan du bruge 20 % af din tid på at lave e-mails, 30 % på at deltage i møder og opkald, 10 % på at skrive forslag, 20 % på at undersøge nye forretninger og 20 % på at surfe på nettet. Eller du bruger måske 50 % af dine dage på at rejse og 30 % på kundemøder og 20 % med admin. Eller du bruger måske 20 % af din dag på at skrive, 20 % coaching, 40 % farer vild i tanker og online, og 20 % føler sig skyldige over dette faktum og undersøger måder at ikke gøre det på – ligesom mig. 😊

Dernæst spørg dig selv:

• Hvilke af mine arbejdsaktiviteter betyder mest? Hvad er de 20 %, der rent faktisk fører til mine succeser – hvordan vi end kan definere dem?
• Hvordan kan jeg bruge mere tid på de aktiviteter, der virkelig betyder noget?
• Og hvilke af de ikke-generative aktiviteter kan jeg minimere? Hvilke aktiviteter kan jeg sige nej til i fremtiden?

Dette er selvfølgelig lettere sagt end gjort. Det er ikke desto mindre en meget nyttig mental øvelse. På det mest basale niveau kan en 80/20-analyse af de arbejdsvaner, vi kan kontrollere, give os et kompas – en klar fornemmelse af prioriteringer og viden om, hvad der er og hvad der ikke er vigtigt. Hvad mere er, kan det være enormt befriende at sige nej til meningsløs travlhed. Det kan frigøre os til at finde mere kreative måder at gøre tingene på og bruge vores tid.

En sidste, men afgørende pointe: Den tid, vi sparer ved at anvende 80/20-princippet på vores arbejdsopgaver, skal IKKE geninvesteres i arbejdet. Pointen med denne øvelse er netop at arbejde mindre, men smartere. Pointen er at frigøre os selv til at holde pauser, slappe af, tænke, bare være, forbinde med andre og gøre mere nærende, energigivende, beroligende ting – alle de ting, der får os til at føle os levende og forbundet med vores dybere formål.