11 hemmeligheder ved at levere dårlige nyheder på arbejdet

Giv feedback hurtigt, men ikke med det samme.
Vent ikke på en årlig gennemgang for at kalde forbedringsområder. Vær opmærksom på spørgsmål hurtigt, så detaljerne er friske i dine sind. Et døgn efter en hændelse er det søde sted; at have lidt tid kvæler for varme følelser og lader dig forberede og være mere tankevækkende med dine ord. ”I øjeblikket får begge parter en stærkere, mindre hjælpsom reaktion,” siger Jennifer Porter, administrerende partner for Boda Group, et leder- og teamudviklingsfirma. Årlige eller kvartalsvise anmeldelser skal dække mål og fokusere på fremtidsrettet feedback - for eksempel hvad nogen har brug for mere eller mindre for at fremme deres karriere (“Hvis du skulle blive dygtigere i dataanalyse, kan jeg se dig springe til næste niveau").

Husk din intention.
Tænk over, hvorfor du vil dele feedback i første omgang. ”Du gør dette, fordi du vil hjælpe personen lykkes,” siger Porter. På det tidspunkt kan det føles mindre velvilligt end det - du tror måske, at du bare har brug for at bremse dårlige vaner eller ordne slurvede arbejde - men enhver form for feedback hjælper dit team med at lære og vokse. Du ønsker også at tjene deres tillid. ”Hvis du ikke leverer feedback, vil en anden og måske ikke gøre et så godt stykke arbejde, som du ville have,” siger Freyan Billimoria, direktør for folkedrift hos Skillshare, et online læringsfællesskab. Under samtalen skal du udtrykke din intention. Sig, "Jeg siger det, fordi jeg er interesseret i dig, og jeg vil have dig til at være så effektiv som muligt."

Tænk på indholdet, ikke levering.
Mange ledere bekymrer sig om, hvordan de vil blødgøre slag i stedet for, hvad de vil sige, siger Porter. ”Det er som at forberede sig til at holde en tale og fokusere på, hvad du skal bære, snarere end indholdet af din præsentation,” bemærker hun. Spørg dig selv, ”Hvad er min kernemeddelelse? Hvad håber jeg, at denne person fjerner sig fra samtalen? Hvad vil jeg ske dernæst? ”Skriv ned, hvad du vil sige, og øv i brusebadet eller på en betroet kollega. Nul på adfærd eller handling snarere end at diskutere følelser, og give konkrete eksempler som ”Jeg bemærkede, at du afbrød folk seks gange på det møde” (versus ”Du er uhøflig over for kollegaer”).

RELATEREDE: Her er nøjagtigt, hvordan du får en fleksibel tidsplan på arbejdet

Start med et spørgsmål.
Diskussionen skal være en dialog, ikke en monolog. Sig, ”Jeg ville meget gerne have en samtale med dig for at dele nogle feedback. Er det OK? ”Det er menneskelig natur at sige ja, men ved at bede om tilladelse kan du muligvis styrke forholdet, siger Porter. En anden taktik: Få den anden person til at lede samtalen. Sig, ”Jeg ville meget gerne tale med dig om x. Hvad synes du gik godt? Hvad tror du ikke? ”Giv din medarbejder tid til at svare. ”I mange tilfælde ved de allerede, hvor de kommer til kort,” siger Fran Hauser, forfatter til Myten om den pæn pige ($16; amazon.com). ”Når du indrammer samtalen som et samarbejde i stedet for en kritik, er tonen mere støttende.”

Brug færre ord.
Vær så specifik som muligt. Vage eller klichéfraser ("Du er nødt til at arbejde på din udøvende tilstedeværelse") eller sukkerovertrukket feedback er forvirrende for lytteren, hvilket øger sandsynligheden for, at de helt vil gå glip af dit punkt. ”Hvis du bruger 100 ord for at sige, at nogen har mistet en frist, overforklarer du,” siger Porter. Og når du først har fyldt på fyldstoford og blødgøringsmidler ("Jeg ved, du er overanstrengt"), begynder feedbacken at føles personlig, og bias kan krybe ind, siger Billimoria. I stedet for, kom til punktet og nævne, hvad du observerede. Sig, ”Jeg bemærkede, at vi gik glip af fristen for de to sidste rapporter. Hvad skete der?"

Vand ikke din besked ned.
Den almindelige vane med at slå negativ feedback mellem to roseskiver kan være instinktiv, men det er en af ​​de største fejl, som ledere begår, siger Billimoria. At skjule feedback inden for kastekomplimenter tager kraften ud af dine ord. ”Folk ser det komme; så vil de afvise det positive, vente på det negative og ikke stole på, hvad du har at sige, ”siger Porter. Hvad du kan gøre for at være venlig, men direkte: Udtryk feedbacks positivt, siger Hauser. Sig, "Meget går godt, men jeg har konstruktiv feedback på nogle ting, der skal forbedres," eller "Jeg har nogle råd, der kan hjælpe dig."

RELATEREDE: Tak til din indbakke for godt med disse tips til e-mailadministration fra en Pro

Giv kontekst.
Hvorfor er du ligeglad med, om nogen leverer arbejde sent? Eller formaterer ikke præsentationer perfekt? Svarene kan være indlysende for dig, men en medarbejder skal forstå, hvorfor bag din feedback. Prøv at placere specifikke noter i det større billede - for eksempel "Når vores afdeling er for sen med at arbejde, påvirker det også andre hold," eller "Når din økonomi ser forkert ind, det kan give folk en mangel på tillid til dine tal. ”At forklare, hvorfor din feedback er vigtig, siger Hauser, kan gøre det lettere at levere og høre.

Vær empatisk.
Det er svært at modtage kritiske kommentarer. ”Det betyder ikke noget, hvor dygtig du er med at levere feedback. Det svinger stadig, ”siger Porter. Vær ikke for hård, lyt til den anden persons perspektiv og hold dig rolig. Undgå også ordet "du", hvis du kan. ”Subtilt valg af ord kan få samtalen til at føles som en dialog snarere end et angreb,” siger Hauser. For eksempel, i stedet for at sige: "Dette er, hvad jeg tror, ​​du kunne have gjort anderledes," siger, "Dette er, hvad jeg tror kunne have været gjort anderledes."

Gør det ansigt til ansigt.
Det er fristende at levere svære nyheder via e-mail eller telefon, men at møde personligt (eller via Skype eller FaceTime) er mere effektivt, siger Hauser. Det giver dig mulighed for at læse hinandens ikke-verbale signaler og følelsesmæssige intention. ”At være ansigt til ansigt er den eneste måde at sikre, at den anden person kan føle din medfølelse,” siger Hauser. Hvis du ikke kan se din medarbejder, vil det være sværere at se, om de er oprørt over eller endda være opmærksomme på det, du siger. ”Sid lige op og oprethold øjenkontakt, uanset hvor vanskeligt det kan være,” siger Hauser.

Har en opfølgningsplan.
Luk samtalen med en diskussion af de næste trin. Spørg hvordan du kan være hjælpsom og beslutte sammen, hvornår du skal tale igen (dage, uger eller måneder senere, afhængigt af problemet). Tjek derefter ind efter en dag eller to for at se, hvordan den anden person føler det. Det er naturligt for feedbackmodtageren at gå lidt såret væk fra samtalen, selvom den var produktiv, siger Porter. ”Du er nødt til at give folk tid til at behandle,” siger Billimoria. "Nøglen til stærke relationer er looping tilbage." Når du gør det, tjener du tillid, hvilket vil gøre det lettere at dele feedback næste gang.

Husk at give også rig ros.
Sørg for at levere positiv feedback til en del af din rutine - ikke bare presse den ind i ubehagelige samtaler. Pointen er ikke blot at placere folk eller give alle et trofæ; positiv feedback er et professionelt udviklingsværktøj. For det første er det konstruktivt - det er nyttigt for folk at vide, hvad de gør godt, så de kan fortsætte med at gøre det. For det andet hjælper det med at skabe en kultur, der er mere åben for og tolerant over for feedback, siger Porter. Vær også specifik her. Sig, "Jeg kan virkelig godt lide den måde, du håndterede den udfordring på," eller "Jeg værdsætter, at du talte med andre afdelinger for at få deres buy-in." Og sig det ofte. ”For hvert stykke kritik bør du give mindst fem roser,” siger Hauser. ”Dette får folk til et sted, hvor de higer efter feedback.”