Uden for kontor-e-mails: Alt hvad du skal (og ikke bør) medtage

I arbejdsverdenen er der få mere velkomne akronymer end “OOO.” Udover at være porten til løfte til en bekymringsfri eksistens, sætter man en uden for kontoret på din arbejds-e-mail er en praktisk måde at lade kolleger og klienter vide, at du vil være svært at nå - hvis ikke kan nås - for en bestemt mængde tid. Så selvom det ikke er nødvendigt at tænke over det (du skriver ikke en roman her), betyder det noget, hvad du inkluderer.

Det føles måske lidt akavet og robotisk at forud skrive en ude af kontoret, men det er nødvendigt og nyttigt for alle, der muligvis prøver at nå ud, mens du nipper Mai Tais på stranden eller vandrer i Machu Picchu. (Plus, at indstille en vækmeddelelse vil hjælpe dig med at tage stikket ud og slappe af, hvis du har problemer med at forlade arbejde på arbejdet.) Her er hvad du skal sige (og hvad man ikke skal sige) i din auto-automatiske svar.

RELATEREDE: 9 måder at spare til den ferie, du fortjener

1. Medtag en hilsen og afmelding.

Hvordan du starter en OOO-meddelelse afhænger naturligvis af din personlige præference og arbejdsmiljø. Mens et stort "hej" ikke er absolut nødvendigt, skal du begynde et sted, og det er dejligt at tilføje et menneskeligt præg. Hvis du hopper lige ind i "Jeg er i øjeblikket ude af kontoret ..." føles for underlig og løsrevet til dig, skal du lette det med en simpel "Hej der" eller "Tak for din e-mail."

Det samme gælder for din underskrift. Du er velkommen til at give afkald på datoen for dit hjemkomst, men hvis det giver mening at lukke ud med noget i retning af "Tak!", "Bedst, (dit navn)" eller "Hav en god weekend (eller indsæt ferie her)!", gå for det.

2. Medtag hvor længe du er ude.

Nævn start- og slutdatoer: ”Jeg rejser fra 3. til 7. juli og vil ikke tjekke e-mail. Jeg svarer på din note, så snart jeg kan, når jeg er tilbage på kontoret 8. juli. ”(Glem ikke at slå din ferie responder, når du vender tilbage!).

3. Medtag, om du tjekker e-mail eller ej.

En vækmeddelelse er ikke kun nyttig, når du går helt ud af nettet. Du rejser muligvis til arbejde eller arbejder eksternt, hvilket gør kommunikation sporadisk og WiFi-forbindelse iffy. Hvis du ikke vil kontrollere eller svare på e-mails, skal du sige det (se eksemplet ovenfor). Ellers er det nyttigt at indstille en meddelelse, der advarer folk om, at du ikke vil være så pålidelig tilgængelig på grund af rejser eller forpligtelser på stedet. Det handler om at stille forventninger til dem, der prøver at nå dig. For eksempel: “Tak for din note! Jeg rejser for en fotoseanse indtil 3. juli og kontrollerer e-mail med jævne mellemrum / har begrænset adgang til e-mail og kan være langsom med at svare. ”

4. Inkluder, hvordan du når dig (hvis overhovedet).

Hvis du vil være tilgængelig i en vis kapacitet, skal du redegøre for, hvordan du skal komme i kontakt nøjagtigt. For eksempel: "Jeg vil ikke tjekke e-mail, men hvis du har brug for at kontakte mig af en eller anden grund, så kontakt mig på min celle ..." Eller: "Hvis dette er tidsfølsomt, er du velkommen til at e-maile mig igen på (dato du vender tilbage) så det er øverst i min indbakke. ”Eller:“ For presserende anmodninger, bedes du kontakte (navn på en assistent, kollega, freelancer eller andet tilgængeligt, på kontoret dækning)”. Før du medtager en anden kollega's kontaktoplysninger i dit OOO, skal du rydde det med dem - selvom du er deres overordnede, er en heads-up stadig en dejlig høflighed.

5. Undgå unødvendige personlige detaljer.

Hvis du er ude i barselsorlov eller gifter dig den weekend (!), Er det helt fint at medtage - men det handler om så vidt personlig deling skal gå i et automatisk svar. Tænk på, hvordan du kan reagere på en persons vækmeddelelse, hvor du nævner alt for mange personlige detaljer. Du ønsker, at personen, der modtager ende, skal kende a), om du svarer på e-mailen eller ej, og b), når de kan forvente at høre tilbage fra dig. Noget andet er sandsynligvis TMI, så hold det enkelt.

RELATEREDE:Den bedste måde at underskrive e-mail på, hvis du ønsker en hurtig respons